Egal, welche Art von Team Sie einrichten, immer weichen Sie von der vorgegebenen Organisationsform ab. Das gefällt nicht jedem, und oft scheitert die Umsetzung von Änderungsvorschlägen eines Teams an der Struktur und Organisation der Firma. Mit diesen drei Prinzipien sichern Sie den Erfolg Ihres Teams.
1. Prinzip: Binden Sie das Team ein
Sorgen Sie dafür, dass das Team die Unterstützung der ganzen Firma hat. Vermeiden Sie jede Heimlichtuerei um einen „Geheimauftrag“. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wieso manche Kollegen zur Teamarbeit abgestellt sind, und welche Aufgabe sie haben. Bitten Sie alle Mitarbeiter, sich mit Gedanken und Vorschlägen an dem Projekt zu beteiligen.
Informieren Sie offen über die Ergebnisse. Vermeiden Sie aber, schon vorher unausgereifte Vorschläge zu streuen. Das schafft nur Verunsicherung.
2. Prinzip: Legen Sie Wissensbereiche fest
In fast allen Teams ist Expertenwissen nötig. Stellen Sie daher fest, wer welches Fachwissen und welche Erfahrung hat. Möchten Sie zum Beispiel ein neues Produkt entwickeln, müssen sich Ihre Techniker mit Leuten aus dem Marketingbereich einigen. Sie möchten Gruppenarbeit einführen, dann müssen sich Personaler mit Ingenieuren verständigen. Nur wenn geklärt ist, wer welches Fachwissen hat, macht ein Team einen Sinn.
3. Prinzip: Zeigen Sie sich ergebnisoffen
Stellen Sie einen präzisen Auftrag, zum Beispiel den Umzug Ihrer Produktion innerhalb von vier Monaten zu organisieren. Beschreiben Sie in dem Auftrag nicht selbst die Lösung. Bedenken Sie, dass Sie ein Team ein- setzen, um etwas relativ Neues zu schaffen, sonst braucht man es nicht. Wenn Sie dem Team eine komplexe Aufgabe geben, dann wird es Ideen entwickeln, ausarbeiten, nochmals diskutieren, die eine oder andere Idee auch wieder verwerfen. So jedenfalls arbeiten gute Teams. Wenn das Team sein Resultat liefert, wirft das garantiert neue Fragen auf. Zeigen Sie sich offen, denn Ihre Reaktion beeinflusst die Motivation künftiger Teams.
Sechs einfache Maßnahmen verwandeln Einzelkämpfer in Teamspieler
Schaffen Sie die Voraussetzungen für erfolgreiche Teams.
Wahrscheinlich haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht: Es gibt Teams, die
sind motiviert bei der Arbeit und liefern tolle Ergebnisse. Bei anderen Arbeitsgruppen hingegen steht Team für „Toll, ein anderer macht’s!“. Lynda Gratton, Professorin an der London Business School, hat sich die Frage gestellt, warum das so ist, und dabei die sechs Bedingungen erfolgreicher Teams entdeckt. Hier sind ihre Ergebnisse:
1. Fördern Sie den Austausch
„Bei der Untersuchung fanden wir heraus, dass in Firmen mit erfolgreichen Teams zwischenmenschliche Beziehungen besonders gefördert werden“, so Prof. Gratton, zum Beispiel durch ein Atrium, Spielangebote für die Pausen oder Einkaufsgelegenheiten.
Das heißt für Sie: Schaffen Sie Gelegenheiten und Örtlichkeiten, bei denen sich Ihre Mitarbeiter auch einmal privat austauschen können, zum Beispiel einen Pausenraum, der nicht nur für einen Imbiss, sondern auch zum Verweilen einlädt. Stellen Sie den Getränkeautomaten nicht in die hinterste Ecke, sondern so, dass Ihre Mitarbeiter sich dort gern treffen.
2. Leben Sie die Zusammenarbeit vor
In Firmen mit gut funktionierenden Teams arbeiten auch die Chefs kooperativ. „Alle Führungskräfte kennen und verstehen den gesamten Geschäftsbetrieb und können bei fast allen Aufgaben problemlos füreinander einspringen“, so Prof. Gratton. Ihr ist aufgefallen, dass in solchen Firmen oft Bilder hängen, in denen Chefs bei der gemeinsamen Arbeit mit ihren Mitarbeitern zu sehen sind.
Das heißt für Sie: Machen Sie nicht alles selbst, sondern delegieren Sie Aufgaben für einen begrenzten Zeitraum. Sprechen Sie offen mit Ihren Mitarbeitern über die Marktlage und die Situation Ihrer Firma. Arbeiten Sie in den Teams Ihrer Firma selbst mit, aber überlassen Sie die Teamleitung anderen.
3. Stärken Sie die Bildung, nicht den Geldbeutel
Prof. Gratton untersuchte auch die gängigen Methoden, um Mitarbeiter zu motivieren.
„Dabei stießen wir auf eine Überraschung“, so die Wissenschaftlerin. „Bonussysteme haben keine erkennbare Auswirkung auf Produktivität und Innovationsstärke.“ Gute Teams wissen durch Weiterbildungen, wie Gespräche zielgerichtet geführt oder Konflikte produktiv und kreativ gelöst werden.
Das heißt für Sie: Wenn Sie eine Weiterbildung für Ihre Mitarbeiter auswählen, achten Sie nicht nur darauf, dass reines Fachwissen vermittelt wird. Schulen Sie nebenher auch die Teamfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, zum Beispiel durch ein Verkaufstraining, das auch Wissen über Beziehungsmanagement vermittelt. Eine solche Weiterbildung nützt dem Teamgeist mehr als etwas mehr Geld auf dem Gehaltszettel.
4. Fördern Sie das Gemeinschaftsgefühl
Die Wissenschaftlerin entdeckte, dass die Mitarbeiter in Firmen mit erfolgreichen Teams auch in ihrer Freizeit viel Gemeinsames unternehmen. „Das kann sich spontan entwickeln, aber die Personalführung kann viel zur Pflege des Gemeinschaftsgefühls beitragen.“ Bewährt hätten sich gemeinsames Kochen am Wochenende, Tennistraining oder ein Internet-Tagebuch des Chefs.
Das heißt für Sie: Fördern Sie den Gemeinschafts- und damit den Teamgeist in Ihrer Firma. Denken Sie nicht nur an eine Weihnachtsfeier oder einen Betriebsausflug. Geben Sie zum Beispiel einen Zuschuss für die Mitgliedschaft in einem Sportverein (Achtung, steuerpflichtig!). Organisieren Sie den Besuch gemeinsamer Ereignisse, zum Beispiel von Fußballspielen am Wochenende. Falls Sie mehrere Filialen oder Niederlassungen betreiben, sorgen Sie für regelmäßige überbetriebliche Treffen.
5. Führen Sie Teams mehr als sachorientiert
Sollen Teams besser beziehungs- oder ziel-orientiert geführt werden? Soll mehr die Harmonie oder die Aufgabe gefördert werden? Das fragte Lynda Gratton und erkannte, dass der goldene Mittelweg der richtige ist.
Das heißt für Sie: Beherzigen Sie den Rat der Wissenschaftlerin: „Die erfolgreichsten Chefs legen am Anfang einen aufgabenorientierten Führungsstil an den Tag. Sie machen das Ziel deutlich, diskutieren Verpflichtungen und verteilen die Aufgaben. Wenn das Projekt schon ein Stück fortgeschritten ist, wechseln sie zu einem beziehungsorientierten Stil.“
6. Bauen Sie bestehende Beziehungen auf
Oft arbeiten Menschen in Teams zusammen, die sich bisher nicht kannten, vor allem wenn Sie Fachleute von außerhalb Ihrer Firma hinzuziehen, zum Beispiel bei größeren Bauvorhaben oder bei der Umstellung einer EDV. Das ist heikel, stellte Prof. Gratton fest: Kannte sich ein großer Teil der Mitglieder vorher nicht, tun die sich schwerer mit der Zusammenarbeit.
Das heißt für Sie: Damit Ihr Team von Anfang an gut zusammenarbeitet, müssen sich 20 bis 40 Prozent der Mitarbeiter schon vorher kennen. Vermeiden Sie bei Teams mit mehreren Externen einen größeren Anteil. Es kommt sonst schnell zur Bildung von Grüppchen und Lagern.
Warum „bunt zusammengewürfelte“ Teams bessere Ergebnisse erzielen
So finden Sie begeisterte Mitarbeiter für Ihr Teamprojekt.
Sicher haben Sie schon einmal erlebt, dass bei einer geglückten Zusammenarbeit mehrerer Personen viel mehr herausgekommen ist, als die Einzelnen zu leisten imstande gewesen wären. Um diesen Gruppenvorteil zu erreichen, müssen diese Bedingungen erfüllt sein, denn Teams fallen nicht vom Himmel, sondern werden eingesetzt.
1. Schritt: Sorgen Sie für kreative Spannung
Nicht nur die Fachkompetenz garantiert einen Erfolg Ihres Teams. Für eine gute Zusammenarbeit sollten unterschiedliche Rollen oder Menschentypen im Team vertreten sein. Das geht natürlich nicht immer, doch wenn Sie diese Rollen bei der Zusammenstellung der Teams im Hinterkopf behalten, können Sie Ihre Teams gezielt zusammenstellen.
- Berater verwenden viel Geduld auf die Beschaffung und verständliche Aufbereitung von Informationen.
- Kreative denken sich neue Wege und Ansätze aus.
- Überzeuger nehmen Ideen auf und begeistern andere dafür.
- Macher drängen auf die Umsetzung von Ideen und stellen stets das Ergebnis einer möglichen Lösung in den Vordergrund.
- Prüfer kümmern sich um die Details, sorgen für Exaktheit und die Einhaltung des Budgets.
- Bewahrer sorgen für den Zusammenhalt der Gruppe und helfen, wenn Not am Mann ist.
2. Schritt: Legen Sie die Aufgabe des Teams fest
Bei der Startklausur, dem „Kick-off-Meeting“, geben Sie den Startschuss für Ihr Team. Nur wenn Sie Ihrem Team einen möglichst realistischen, eindeutig formulierten und verbindlichen Projektauftrag geben, werden Sie auch ein gutes Ergebnis erhalten. Sorgen Sie als Chef dafür, dass ein offizieller Projektauftrag entsteht. Dieser muss Antworten auf folgende Fragen beinhalten:
- Wer ist der Auftraggeber?
- Was ist nach Erreichen des Projektziels anders, als es heute ist?
- Was gehört nicht zum Projekt?
- Wann genau ist das Ziel erreicht?
- Wann müssen wir starten, um das Ziel noch zu erreichen?
- Welche Fachleute brauchen wir, um das Ziel zu erreichen?
3. Schritt: Binden Sie Ihr Team früh mit ein.
Nun beginnt die konkrete Projektplanung. Legen Sie fest, welche Aufgaben genau erledigt werden müssen. Binden Sie dazu Ihr Projektteam so früh wie möglich mit ein.
Planen Sie die Arbeit gemeinsam. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass nichts vergessen wird. Gleichzeitig vergrößern Sie den Grad an Verbindlichkeit. Da ja alle Projektmitglieder von Anfang an mit dabei sind, betrachten sie das Vorhaben auch als „ihr“ Projekt.
4. Schritt: Legen Sie die Team-Spielregeln fest
Überfrachten Sie das erste Treffen des Teams nicht, sondern setzen Sie einen Rahmen, in dem sich die nächsten Teamtreffen bewegen sollen.
- Vereinbaren Sie Team-Spielregeln, zum Beispiel: „Wir starten stets pünktlich!“
- Legen Sie fest, wie die Informationen fließen sollen, also: Wer informiert wen wann worüber und in welcher Form?
- Fordern Sie die Teilnehmer auch dazu auf, weitere Punkte zu nennen, die aus Ihrer Sicht Einfluss auf den Erfolg des Projekts haben.
Vor allem aber: Geben Sie dem Team neben der Sacharbeit auch Zeit für eine kollegiale Begegnung, zum Beispiel bei einem gemeinsamen Imbiss. So kann sich das Team finden, das heißt die Mitglieder verständigen sich darauf, wer welche Rolle übernimmt.
Wann sich negatives Denken lohnt
Denken Sie auch mal negativ! Ein solches Brainstorming ist sinnvoll, wenn die Ausgangsfrage in anderen Teams oder in der Geschäftsleitung schon oft bearbeitet wurde. Beschäftigen Sie sich zum Beispiel mit der Frage „Wie können wir mehr Kunden für unsere Leistungen gewinnen?“, so geht ein negatives Brainstorming von folgender Frage aus: „Wie halten wir Kunden davon ab, unsere Leistungen zu nutzen.“ Sie werden überrascht über die Ergebnisse sein. Wahrscheinlich werden Sie sehr schnell Hemmnisse entdecken, für die Sie vorher blind waren.
Mit der „Zwei-Spalten- Methode“ zur Lösung
Sie haben nun Lösungsmöglichkeiten gesammelt. Eine Idee sieht zum Beispiel vor, einen Tag der offenen Tür zu veranstalten. Nun geht es darum, diesen Vorschlag zu bewerten. Nutzen Sie dazu die „Zwei-Spalten-Methode“.
Der Name bezeichnet das Vorgehen: Sie markieren auf einer Pinnwand oder einem Flipchart zwei Spalten. In eine kommen die Argumente, die für die Idee sprechen (zum Beispiel Kunden sehen hautnah, wie unser Produkt entsteht – die Atmosphäre ist für Verkaufsgespräche bestens geeignet). In die andere Spalte werden die Gegenargumente eingetragen (zum Beispiel viele Mitarbeiter müssen noch mal samstags in die Firma; Kunden könnten etwas kaputt machen.) Ziehen Sie nach der Sammlung Bilanz, und schätzen Sie im Team die Bedeutung der auf- gezählten Argumente ab.
Diese Technik eignet sich besonders gut, wenn Ihr Team bei Sachfragen unterschiedlicher Auffassung ist. Oft führt die Sammlung der Gründe zu neuen Ideen. Treffen Sie dann die Entscheidung. Zu diesem Zeitpunkt hat sich meistens ein Zusammenhalt im Team entwickelt, sodass alle hinter der Entscheidung stehen.
Bestimmen Sie, wer welche Arbeit übernimmt
Mit einer klassischen „Kartenabfrage“ finden Sie für jeden im Team ein „Arbeitspaket“. Bitten Sie die Teilnehmer, auf Moderations-Karten die zu erledigenden Aufgaben zu notieren. Ordnen Sie diese zu „Aufgabenfamilien“.
Benennen Sie für jedes Arbeitspaket einen Verantwortlichen. Dann kommen die Details: Jeder Arbeitspaket-Verantwortliche versucht (allein oder in einer Kleingruppe), die Inhalte seines Teilprojekts näher zu beschreiben sowie Dauer und Kosten abzuschätzen.
So verhindern Sie eigenbrödlerisches Chaos
Ohne Richtschnur passiert es leicht, dass sich die Verantwortlichen in irgendwelchen Details verlieren. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für die Beschreibung der Arbeitspakete! Je genauer die Beschreibung, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Paket vom Verantwortlichen wie geplant abgearbeitet werden kann.
Ist es nicht möglich, (durchgängig) detaillierte Angaben zum Aufwand zu machen? Dann schätzen Sie grob und ergänzen die exakten Daten später. Sind alle Arbeitspakete näher definiert, bitten Sie die Projektverantwortlichen, Ihnen die zentralen Informationen – Aufgabe, Verantwortlicher, Dauer, Kosten – zu nennen. Halten Sie alle Daten in einer Übersicht fest.
So verkaufen Sie das Ergebnis professionell.